Das Desksharing-Modell: So gelingt die Flexibilität für‘s Office

New Work und die Flexibilisierung der Arbeit: Auf Homeoffice folgt nun Desksharing! Viele Unternehmen sind gerade bestrebt, ihre Mitarbeitenden zurück ins Office zu holen und/oder bieten ihnen hybride Arbeitsbedingungen.

Dabei kann das Desksharing-Modell ein gutes Mittel sein, um auch im Office die nötige Flexibilität zu gewährleisten. In diesem Beitrag teile ich meine Tipps, wie Desksharing funktionieren kann und worauf man dabei achten muss.

Desksharing: Was ist das eigentlich?
Das Wort Desksharing ist ein Scheinanglizismus, welcher eine bestimmte Form der Arbeitsorganisation innerhalb eines Unternehmens meint. Weiters werden oft auch folgende Begriffe dafür verwendet: Shared Desk, Flexible Desk, Flexdesk, Flexible Office oder auch Hot Desking.

Sie alle meinen dasselbe, nämlich, dass sich mehrere Menschen einen Arbeitsplatz teilen, d. h. Mitarbeiter:innen haben keinen fixen Arbeitsplatz, sondern wählen diesen jeden Tag neu aus.

Desksharing: Das Konzept
Viele Desksharing-Konzepte resultieren daraus, dass es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter:innen gibt. Auslöser für die Einführung des Modells war die Beobachtung, dass Büroarbeitsplätze aufgrund von Urlaub, Krankenstand, Homeoffice oder einfach nur Besprechungen häufig nur zu 70 % besetzt sind.

Fakt ist, wer den Arbeitsplatz entsprechend der anstehenden Aufgaben auswählt, kann oft viel effizienter arbeiten. Müssen konzeptionelle Arbeiten erledigt werden, so suche ich mir einen ruhigeren Ort, als wenn vielleicht ein Brainstorming auf der To Do-Liste steht.

Doch nicht für jedes Unternehmen ist Desksharing sinnvoll und umsetzbar. Wichtige Parameter sind beispielsweise, ob es überhaupt bereits Homeoffice bzw. die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, gibt.

Des Weiteren ist es relevant, ob die Mitarbeitenden z. B. häufig Termine außer Haus wahrnehmen müssen (Wartungen, externe Besprechungen, Kund:innen-Termine etc.). Auch der Reifegrad der Unternehmenskultur ein wichtiger Faktor, denn Desksharing impliziert ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstmanagement.

Meine 4 Tipps für ein erfolgreiches Desksharing-Modell
Auch wenn alle Parameter erfüllt sind und die Rahmenbedingungen zur Umsetzung von Desksharing passen, bedarf es einiger Regeln oder auch Commitments, damit das Modell auch wirklich funktionieren kann.

Bevor man das Konzept also großflächig in der Organisation ausrollt, sollte man Hot Desking unbedingt in einem Pilotbereich ausprobieren. Die Learnings daraus sind wichtige Hilfsmittel für das Roll-out in der Gesamtorganisation.

Folgende Tipps möchte ich zum Desksharing-Modell mitgeben:

Clean Desk Policy & gleiche Arbeitsplätze
Hot Desking kann nur funktionieren, wenn alle Arbeitsplätze gleich gestaltet und ausgestattet sind. Es müssen überall dieselben Voraussetzungen erfüllt werden, technisch als auch ergonomisch.

Das Andocken mit dem eigenen Laptop darf kein Problem darstellen; somit müssen auch die weiteren Verbindungen, wie beispielsweise zum Drucker oder zum Firmennetzwerk, funktionieren. Gelten überall dieselben Voraussetzungen, so müssen diese auch von den Mitarbeitenden weitergeführt werden: Eine Clean Desk Policy ist somit unumgänglich, sonst herrscht ganz schnell Chaos im Office.

Unterlagen digitalisieren, statt Ordner-Berge
Digitalisierung ist das Schlüsselwort, speziell für jene, die sich mit der Clean Desk Policy schwertun. Ein digitaler Zugang zu allen wichtigen Unterlagen erleichtert auch das Arbeiten im Homeoffice und führt zu mehr Effizienz.

Dies könnte auch ein guter Anstoß sein, um z. B. Formulare, die häufig benutzt werden, digital anzulegen. Eine Konsequenz daraus könnte wiederum sein, dass diese künftig auch digital unterschrieben werden können, ganz ohne Ausdruck und haptischer Ablage. Das papierlose Büro also.

Raum für Persönliches & Büromaterial
Sieht jeder Arbeitsplatz gleich aus, so kann das ganz schnell sehr steril wirken, und das macht überhaupt keine Lust auf Arbeit. Zum Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz tragen vor allem persönliche Gegenstände bei.

Doch wie lässt sich dies mit einer Clean Desk Policy verbinden? Ganz einfach: Man muss dafür Raum schaffen – und für alle gilt derselbe Personal Space.

Persönliche Gegenstände lassen sich z. B. gemeinsam mit ausreichend Büromaterial in einem Rollcontainer aufbewahren. Dieser ist flexibel platzierbar und auch versperrbar, sodass nichts abhandenkommen kann.

Belegungsplanung statt Arbeitsplatzsuche
Jede Flexibilisierungsmaßnahme erfordert auch einen Rahmen, sodass jede Person ihren Nutzen hat. Deshalb ist es sinnvoll, sich über eine Belegungsplanung Gedanken zu machen.

Von MS Excel bis hin zu speziellen Software-Lösungen ist hier alles möglich. Wichtig ist, dass man nicht ewig nach einem freien Platz suchen muss, wenn man ins Office kommt.

Auch hier ist Eigenverantwortung gefragt: Sollte man den Office-Arbeitsplatz doch nicht benötigen, dann sollte die Platzbuchung wiederum einfach storniert werden können. Dies ist vor allem dann notwendig, wenn es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende gibt.

Das Desksharing-Modell hat viele Vorteile, wenn man auch gewisse Regeln mit bedenkt. Nicht nur, dass es die Kreativität fördert, weil man die Plätze nach den eigenen Anforderungen und To-dos auswählt.

Es trägt vor allem zur Vernetzung innerhalb des Unternehmens bei. Legt man das Desksharing-Modell bereichsübergreifend an, so lernt man in kürzester Zeit viele verschiedene Kolleg:innen kennen und erhält so auch noch einen kleinen Einblick in deren Agenden und Tagesabläufe. New Work erlebbar machen? Das Deskharing-Konzept macht es möglich!